Posts etiquetados ‘planificacion estratégica’

estrategia-755494Seguimos con esta serie de post relacionados con la planificación estratégica y establecimiento de objetivos e indicadores. Tratar estos temas en un blog que está orientado más hacia la ingeniería en el medio rural puede parecer un poco bastante raro, lo entiendo. Sólo pretendo das unas pinceladas sobre estos aspectos que considero fundamentales para las organizaciones y que conozco por mi propia experiencia y sobre los que sigo trabajando desde la perspectiva de la consultoría y asesoría con diferentes organizaciones agrarias.

Dicho esto, volvemos a adentrarnos en este “arte de establecer objetivos”. Para identificar y establecer estos objetivos tenemos que verlos como las condiciones que existirán si triunfan los esfuerzos de la persona u organización.

A veces no es fácil y podemos mezclar los objetivos con los planes de acción. Por ejemplo: mantener reuniones semanales de los responsables del departamento de ingeniería, no lo deberíamos considerar como un objetivo. Corresponde a un plan de acción asociado, por ejemplo, a la consecución de un objetivo como X% de informes entregados en plazo/mes.

Antes de continuar explico una serie de conceptos que nos vamos a encontrar más adelante:

Unidad de Trabajo (UdT) es, por ejemplo, un departamento de una empresa o un área de negocio de una cooperativa: el secadero de cereales.

Los procesos los podemos identificar como los productos o servicios que una unidad de trabajo ofrece a clientes. Son los proyectos que realiza el Departamento de Ingeniería o el maíz que vende la línea de negocio “secadero de cereales” de la cooperativa. Ojo!! No se debe confundir con las tareas que se realizan cada día y los resultados de todas esas tareas. Un ejemplo es el transporte de mercancías: tareas como el mantenimiento, combustible, pagar impuestos,… de la flota de camiones no es el resultado.  El output (producto o servicio)  sería el “transporte”. Todos los procesos tienen que tener un propietario, un proveedor un cliente (sea interno de la organización o externo). Y os recomiendo tener un procedimiento para llevar a cabo esos procesos. Ese procedimiento os va ahorrar bastante tiempo aunque parezca lo contrario. Es un paso hacia la rigurosidad en el trabajo.

Para definir los procesos hay que identificar en primer lugar a los Clientes: son aquellos ajenos a nuestra unidad de trabajo que nos solicitan un producto o servicio. En este paso también podemos separar procesos que se relacionan y que pueden tener diferentes propietarios, responsables. Y mejor tener las responsabilidades separadas que mezcladas.

Teniendo en cuenta lo anterior, para determinar la contribución óptima de cada UdT en primer lugar se deben desarrollar determinadas ideas para objetivos, (un campo de opciones para seleccionar después los más potentes). Para esto nos podemos ayudar en  varias fuentes de objetivos:

  • Indicadores de rendimiento (IdRd): Los indicadores de rendimiento son medidas reales del rendimiento del proceso y deben reflejar todas las características importantes del rendimiento. Sirven para determinar la cantidad/calidad del resultado. Sirven para determinar si trabajamos bien, mal o regular. Todas los procesos deben tener 2-4 IdRd.

Ejemplos:Unidades producidas/turno/mes; % rechazos/turno; costes operación/kg desecado. Tiempo muerto como % del tiempo operativo,…ó ingresos totales/área geográfica.

  • Procesos: se debe cruzar cada una de las metas con cada proceso.
  • DAFO: se compara el DAFO con las metas y también se cruzan las oportunidades con las fortalezas de la organización y debilidades con amenazas.

Y ya casi lo tenemos! Sólo nos queda, una vez desarrolladas las ideas para definir los objetivos, seleccionar los más prometedores, es decir, que respondan a los 7 criterios:

  1. orientado a resultados (responde a la pregunta ¿porqué?)
  2. específicos
  3. con  límites de tiempo
  4. medibles
  5. alcanzables
  6. suponen un reto y
  7. son exhaustivos. Exhaustivo significa que la suma de los objetivos debe representar la mayor parte de los esfuerzos de la UdT durante el periodo analizado. Si no se llega como mínimo al 80% o más del trabajo proyectado se debe plantear una pregunta adicional: teniendo en cuenta la misión ¿Qué parte relevante de mi trabajo no está representada en la lista de objetivos?

Para seleccionarlos nos puede ayudar si nos planteamos las siguientes preguntas: ¿Cual es el impacto potencial en términos de dinero y números de producto, servicios o empleados afectados? ¿Cuál es el factor de urgencia? ¿Cuál es el crecimiento potencial tanto para la organización como para sus miembros?

Durante todo el proceso de investigar las fuentes se buscará: oportunidades para aumentar el rendimiento y para hacer cosas nuevas o hacer cosas rutinarias de forma novedosa y soluciones a los problemas. Fácil de decir ¿verdad? Pero a veces el trabajar en equipo esta planificación y búsqueda de objetivos os ayudará.

Suerte con vuestra planificación estratégica, personal o de vuestra organización !!